営業車をマンスリーレンタカーで増やす前に｜訪問予定から必要台数と配置期間を決める

はじめに

営業訪問が増えたとき、担当者の人数に合わせて車を増やすと、使わない車や駐車費用が増えることがあります。一方、車の空き時間だけを見て共用できると考えると、別方面への出発が重なり、訪問に間に合わないかもしれません。マンスリーレンタカーを導入する前に確認したいのは、訪問件数そのものより、同じ時間に何台が必要になるかです。出発から帰着までの時間、行き先、同乗できる人数、荷物を一つの予定表へまとめましょう。仮の週間予定で不足する台数を数え、どの車をどこへ、いつまで置く必要があるかを整理すると、増車の根拠と借りる期間を具体的に決められます。

目次

• はじめに
• この記事のポイント
• 訪問予定を車が使えない時間の帯に直す
  • 出発・訪問・帰着を分けて書く
  • 別方面への同時出発を見つける
  • 人数と荷物で同乗の成立を確認する
• 仮の週間予定から最大必要台数と不足を数える
  • 同時に重なる区間を一台ずつ数える
  • 必要総台数から使える既存車を差し引く
  • ピークの二台を全期間借りると決めない
• エリア固定配置と営業所共用を予定で比べる
  • エリアに固定して置く価値を確認する
  • 共用できる予定は引渡し時間を残す
  • 訪問時刻の調整や公共交通併用も比較する
• 不足が続く期間と一時的なピークを分ける
  • 週間予定を業務の開始日と終了日まで広げる
  • 一台を連続配置しピーク日に追加する案を作る
  • 料金の比較は配置案ごとの全費用で行う
• 台数と期間を確定する前に貸出条件を照合する
  • 初回出発の前に受取と車両確認を済ませる
  • 距離と延長条件が配置案に合うか確かめる
  • 共用案の全運転者を確認してから確定する
• まとめ
• よくある質問
  • Q. 営業担当が三人増えたら、レンタカーも三台必要ですか？
  • Q. 一週間の最大不足が二台なら、二台を一か月借りるべきですか？
  • Q. 午前と午後で別の社員が使えば、一台にまとめられますか？

訪問予定を車が使えない時間の帯に直す

営業先での面談時間だけでは、車を共用できるか判断できません。出発前の積込みから帰着後の引渡しまでを一つの使用区間とし、同じ拠点の予定表へ並べます。予定の終了は面談終了ではなく、次の人へ車を渡せる時刻です。

出発・訪問・帰着を分けて書く

訪問先、面談の開始と終了、往復の移動、積込みや駐車の時間を書き出します。たとえば面談が11時に終わっても、拠点へ戻るのが12時なら、11時出発の別訪問には同じ車を使えません。帰着時刻には、荷物の降ろしや鍵の引渡しまで含めます。運転を急がなければ成立しない計画は共用可能と扱わず、移動と休憩に余裕を持たせた区間で予定を重ねましょう。

別方面への同時出発を見つける

同じ時刻に東方面と西方面へ向かう場合、担当者が二人という理由だけで一台にまとめられません。同行しても双方の到着時刻と戻り時刻を守れるかを確認します。同じ方面でも、途中で別行動になるなら帰路も含めた調整が必要です。担当者ごとに車を一台割り当てる前に、同じルートへ同じ時間帯に出る予定を探し、実際に同乗できる組だけをまとめます。

人数と荷物で同乗の成立を確認する

二人の訪問を一台へまとめるなら、座席数に加えて見本品や資料を安全に積めるか確認します。荷物を置くために座席を使えない場合や、訪問後に別の荷物を積む場合も想定します。荷物の形状、積載条件、取引先の駐車場への収まりが合わなければ、台数だけ足りていても予定は成立しません。車両の種類による制約を先に反映し、使える車の台数として数えることが大切です。

仮の週間予定から最大必要台数と不足を数える

次は計算方法を示す仮の営業所・仮の週間予定です。既存車は一台で全日利用でき、車両条件は全訪問に適合するとします。各方面は同乗できない別訪問で、記載時刻は移動・準備・帰着後の引渡しを含む使用区間です。

同時に重なる区間を一台ずつ数える

曜日	車を使う仮の予定	最大必要台数	既存一台に対する不足
月	東9〜12時、西9〜12時	2台	1台
火	東9〜12時、東13〜17時	1台	0台
水	東9〜17時、西9〜12時、北10〜16時	3台	2台
木	西9〜17時、北9〜17時	2台	1台
金	東9〜17時	1台	0台

水曜は10〜12時に三つの区間が重なるため、最大三台が必要です。三件の訪問だから三台と数えるのではなく、同時に使う時間帯で判断します。火曜は同じ拠点で12時に引渡しが完了し、次の出発が13時なので一台で回せる仮定です。戻りが遅れる見込みなら、区間を延ばして数え直します。

必要総台数から使える既存車を差し引く

不足台数は、その時間帯の必要台数から、条件に合い実際に使える既存車を差し引き、マイナスならゼロとします。この例の最大不足は三台から一台を引いた二台です。ただし、既存車が整備や別部署の使用で不在なら一台として数えられません。場所が離れていて出発までに運べない車も、同じ時間帯の供給から外します。

ピークの二台を全期間借りると決めない

月・木は一台、水は二台不足し、火・金の不足はありません。同じ週を四回繰り返す、休日なしの20営業日という仮定なら、不足は一週四台日、四週間で16台日です。これは必要量の指標で、16日分の料金や契約日数を意味しません。一台を続けて置き水曜だけ一台追加する案や、必要日だけ手配する案を次に検討します。

エリア固定配置と営業所共用を予定で比べる

車を増やす場合も、誰の専用車にするかを先に決める必要はありません。訪問予定を組める配置を二つ以上作り、出発と帰着が無理なく成立するかを確かめます。拠点や担当の区切りより、車を渡せる場所と時刻が判断の基準になります。

エリアに固定して置く価値を確認する

同じ方面へ毎日出る担当がいて、車を置く場所も確保できるなら、エリア固定の配置は受渡しを減らせます。一方、週に数回しか使わない車まで固定すると、別方面で不足していても融通しにくくなります。出発地と終業場所が拠点と異なる場合は、翌朝どこから使うかまで予定に含めます。固定する理由を、担当者の希望だけでなく移動の実態で説明できるようにしましょう。

共用できる予定は引渡し時間を残す

前の利用者の帰着と、次の利用者の出発が同時刻なら、余裕のある共用とはいえません。積替えや車の状態確認の時間を確保し、遅延したときの対応も決めます。仮の火曜は12時の引渡し完了から13時の出発まで一時間ありますが、実際に必要な余裕は拠点や荷物によって異なります。同じ車を続けて使える根拠を、予定表の空白だけで判断しないようにします。

訪問時刻の調整や公共交通併用も比較する

訪問相手と調整できる予定なら、出発をずらすことで追加車両が不要になるか確かめます。資料が少なく公共交通で無理なく移動できる訪問を分ける案もあります。ただし、相手の指定時刻や荷物の条件を崩してまで台数を減らす必要はありません。車を運ぶための社員の移動や、別の交通費も含め、業務が成立する案同士を比べることが大切です。

不足が続く期間と一時的なピークを分ける

一日の最大不足だけで契約期間は決まりません。同じ不足が何週間続くか、集中する曜日があるか、終わる見通しがあるかを確認します。月単位で置く車と、必要日に追加する車を分けると、配置の選択肢を整理できます。

週間予定を業務の開始日と終了日まで広げる

仮の一週間が、翌週以降も続くとは限りません。キャンペーンや担当交代の予定に合わせて、増える訪問の開始日、終了予定日、未確定の部分を分けます。月初から月末という区切りに合わせるためだけに借用期間を延ばさず、必要な業務の期間を先に確定します。恒常的に車が足りない場合は、一時増車とは分けて、中長期の確保方法を検討する材料にします。

一台を連続配置しピーク日に追加する案を作る

仮の週間予定では、一台を月曜から木曜まで確保すれば、その間の不足は水曜の一台だけになります。ただし、火曜に使わない車を保管する負担が生じます。月単位の連続配置へ広げる場合も、使わない日と休日の保管場所を含めて比較します。ピーク日の車が確保できる前提で全体を組まず、追加車の空きと受取方法を確認して初めて成立する案とします。

料金の比較は配置案ごとの全費用で行う

連続配置案と必要日だけの案で車両条件と補償をそろえ、各案で発生する受取・返却の回数を洗い出します。月額料金に加え、追加車、駐車場、受渡しに必要な移動の費用も合算しましょう。短期の追加が多いから月単位が必ず安いとはいえません。台日から単純に日額を掛けるのではなく、実際に契約できる期間と条件に沿った総額で比べます。予定を成立させるための手間も社内判断の材料になります。

台数と期間を確定する前に貸出条件を照合する

予定表で必要量が見えたら、その台数と期間で借りられる条件を確かめます。計算上は足りていても、受取や返却の時刻が合わなければ配置できません。最後に運転者と利用条件まで照合します。

初回出発の前に受取と車両確認を済ませる

全国レンタカー協会「レンタカーのご利用にあたって」は、予約時に車種、利用期間、利用場所などを決めるよう案内しています。受取場所から拠点への移動、説明、傷確認に必要な時間を取り、最初の訪問開始をそのまま借受開始時刻にしないようにします。返却も最終帰着後の移動と確認時間を含めて設定します。

距離と延長条件が配置案に合うか確かめる

予定ルートの往復距離を合計し、契約の距離上限や超過費用と照合します。訪問期間が延びた場合に同じ車を使えるか、申出期限や追加料金も確認します。予定表の終了日を変えただけで契約が延長されるわけではないため、変更手続きまで含めて判断しましょう。

共用案の全運転者を確認してから確定する

全国レンタカー協会「レンタカーについてのご相談」では、申し出た人以外の運転による事故で修理代を負担する場合があると説明しています。社内で共用できても契約上の確認は別です。受取・返却や交代で運転する社員も含め、登録条件を確かめたうえで配置案を確定します。

まとめ

• 出発から帰着後の引渡しまでを、一つの車両使用区間にします。
• 同時間帯の必要台数から、実際に使える既存車を差し引きます。
• 連続する不足とピーク日の不足を分け、配置方法を比較します。
• 受取・返却、距離、運転者の条件までそろえて確定します。

営業車を増やす根拠は、担当人数より訪問予定の重なりにあります。まず一週間の予定を同じ表に並べ、足りない時刻と台数を確認しましょう。そのうえで必要な期間へ広げれば、増車と共用のどちらが業務に合うかを具体的に判断できます。